Ein KI-Anrufbeantworter kann in Arztpraxis, Kanzlei und Handwerk die wiederkehrenden Anrufe annehmen: Terminwünsche, Öffnungszeiten, Rückrufbitten. Medizinische Einschätzungen, Rechtsauskünfte und verbindliche Preiszusagen gehören zu einem Menschen. In Praxis und Kanzlei kommt die Schweigepflicht hinzu, die du vor dem Start mit deinem Anwalt oder Datenschutzbeauftragten klären solltest.
Er passt zu Betrieben, bei denen viele gleichartige Anrufe eingehen und niemand durchgehend ans Telefon kann. Ein KI-Anrufbeantworter führt das Gespräch, nimmt das Anliegen auf und hinterlässt dir eine Notiz oder bucht einen Termin. Was die drei Branchen unterscheidet, ist die Grenze, ab der ein Mensch übernehmen muss.
| Branche | Das kann er übernehmen | Hier muss ein Mensch ran |
|---|---|---|
| Arztpraxis | Termine, Sprechzeiten, Anfahrt, Rezeptwünsche aufnehmen | Akute Beschwerden, Befunde, medizinische Fragen |
| Kanzlei und Steuerberatung | Anfragen aufnehmen, Termine, Erreichbarkeit | Rechts- und Steuerauskunft, Fristen, Mandatsannahme |
| Handwerk | Anfragen mit Ort, Gewerk, Dringlichkeit, Termine | Preiszusagen, Reklamationen, Notdienst |
Für Gastronomie und Einzelhandel gelten ähnliche Überlegungen, wie Kunden dich dort online finden, steht im Artikel zur Website für Gastronomie und Einzelhandel.
Patienten rufen oft genau dann an, wenn am Empfang am meisten los ist. So könnte die Aufteilung aussehen:
| Anruf | Das macht der Assistent | Das bleibt beim Praxisteam |
|---|---|---|
| Termin vereinbaren oder absagen | Nimmt den Wunsch auf und trägt ihn auf Wunsch in den Kalender ein | Dringende Fälle einschieben |
| Sprechzeiten und Anfahrt | Beantwortet die Frage | |
| Folgerezept oder Überweisung | Nimmt den Wunsch auf und notiert ihn | Prüfen und entscheiden |
| Befund oder Laborwert | Notiert eine Rückrufbitte | Auskunft durch Ärztin, Arzt oder Team |
| Akute Beschwerden | Verweist auf die Notrufnummern und leitet weiter | Medizinische Einschätzung |
Wo ein Mensch ran muss. Alles mit medizinischer Einschätzung gehört ins Praxisteam. Lege im Gesprächsablauf fest, dass der Assistent bei akuten Beschwerden nicht weiterfragt und auf die Notrufnummern hinweist. Der Patientenservice 116117 unterscheidet das so: Bei lebensbedrohlichen Fällen ist die 112 zuständig, außerhalb der Sprechzeiten hilft der ärztliche Bereitschaftsdienst unter 116117.
Was besonders zu beachten ist. Schon der Satz „Ich brauche einen Termin wegen meiner Depression“ enthält Gesundheitsdaten, die nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt sind. Ärztinnen und Ärzte unterliegen zudem der Schweigepflicht nach § 9 der Musterberufsordnung und dem Schutz nach § 203 StGB. Das Gesetz erlaubt die Einbindung externer Dienstleister, soweit sie erforderlich ist. Die Hinweise von Bundesärztekammer und KBV nennen die Terminverwaltung ausdrücklich als Beispiel für eine Auftragsverarbeitung. Sie weisen auch darauf hin, dass sich die Ärztin oder der Arzt strafbar machen kann, wenn der Dienstleister nicht zur Geheimhaltung verpflichtet wurde und Geheimnisse offenbart.
Wie eine Praxis online auftreten sollte, steht im Artikel zur Website für die Arztpraxis.
Mandanten erwarten, dass jemand rangeht. Der Assistent nimmt das Anliegen auf, ordnet es dem richtigen Ansprechpartner zu und hinterlässt eine Notiz.
| Anruf | Das macht der Assistent | Das bleibt bei der Kanzlei |
|---|---|---|
| Neue Anfrage | Nimmt Name, Rückrufnummer, Thema und gewünschten Ansprechpartner auf | Mandat prüfen und annehmen |
| Termin | Bucht oder notiert den Wunsch | |
| Erreichbarkeit und Anfahrt | Beantwortet die Frage | |
| Frage zur laufenden Akte | Notiert eine Rückrufbitte | Auskunft durch den Bearbeiter |
| Frist, Kündigung, Bescheid | Markiert den Anruf als dringend und leitet weiter | Frist prüfen und handeln |
Wo ein Mensch ran muss. Der Assistent gibt keine Rechts- oder Steuerauskunft und schätzt keine Fristen ein. Sobald ein Anrufer eine Kündigung, einen Bescheid oder ein Schreiben vom Gericht erwähnt, sollte er ohne Umwege an einen Menschen gelangen oder einen dringenden Rückruf bekommen. Auch die Frage, ob die Kanzlei ein Mandat überhaupt annehmen darf, entscheidet ein Mensch.
Was besonders zu beachten ist. Anwälte und Steuerberater sind in § 203 StGB ausdrücklich genannt. Wer einen Dienstleister einsetzt, findet die Vorgaben in § 43e BRAO und § 62a StBerG: sorgfältige Auswahl, ein Vertrag in Textform, eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen. Für Leistungen im Ausland muss der Schutz der Geheimnisse dem Schutz im Inland vergleichbar sein, und Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen, brauchen die Einwilligung des Mandanten. Wie das für deinen Assistenten zu bewerten ist, klärst du am besten mit deiner Kammer oder einem spezialisierten Anwalt. Frag den Anbieter in jedem Fall, wo die Daten liegen und wer darauf zugreifen kann.
Wie Kanzleien auf ihrer Website Vertrauen aufbauen, liest du im Artikel zur Website für Kanzlei und Steuerberater.
Vom Gerüst aus geht keiner ans Telefon. Hier zählt, dass die Anfrage vollständig ankommt, damit du zwischen zwei Aufträgen gezielt zurückrufen kannst.
| Anruf | Das macht der Assistent | Das bleibt bei dir |
|---|---|---|
| Anfrage für einen Auftrag | Fragt Ort, Gewerk und Dringlichkeit ab und schickt dir die Notiz aufs Handy | Angebot erstellen |
| Terminabsprache | Nimmt den Wunsch auf oder bucht in den Kalender | Einsatzplanung |
| Öffnungszeiten, Einzugsgebiet, Leistungen | Beantwortet die Frage | |
| Preisfrage | Nennt nur, was du hinterlegt hast | Konkreter Preis für den Auftrag |
| Notfall, etwa ein Wasserschaden | Markiert den Anruf und leitet weiter | Notdienst |
| Reklamation | Nimmt das Problem auf | Persönlicher Rückruf |
Wo ein Mensch ran muss. Verbindliche Preise, Zusagen zu Terminen auf der Baustelle und Beschwerden bleiben bei dir. Eine Reklamation verdient einen persönlichen Rückruf.
Was besonders zu beachten ist. Das Handwerk steht nicht in der Liste von § 203 StGB. Name, Adresse und Telefonnummer sind aber trotzdem personenbezogene Daten, und ein Vertrag mit dem Anbieter zur Auftragsverarbeitung ist häufig nötig. Achte außerdem darauf, dass der Assistent Anfragen aufnimmt und keine Aufträge fest annimmt. Telefonanrufe zählen nach § 312c BGB zu den Fernkommunikationsmitteln, und bei Fernabsatzverträgen mit Verbrauchern besteht grundsätzlich ein Widerrufsrecht nach § 312g BGB.
Was deine Website dazu beitragen kann, steht im Artikel zur Website für Handwerksbetriebe.
Der Anrufer soll wissen, dass er mit einer KI spricht. Nach Art. 50 der KI-Verordnung müssen Systeme, die direkt mit Menschen interagieren, so gestaltet sein, dass diese darüber informiert werden. Die Pflicht richtet sich in erster Linie an den Anbieter des Systems und gilt seit dem 2. August 2026. Bei mir ist es Standard, dass sich der Agent als digitaler Assistent vorstellt.
Aufnahmen brauchen eine Grundlage. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort unbefugt aufnimmt, kann sich nach § 201 StGB strafbar machen. Die Kanzlei Weiß & Partner schreibt, dass für typische Aufzeichnungen zu Qualitäts- oder Dokumentationszwecken regelmäßig eine vor Beginn erteilte Zustimmung nötig ist. Prüfe, ob du eine Aufnahme wirklich brauchst oder ob eine Zusammenfassung genügt.
Frag den Anbieter genau nach. Dieselbe Kanzlei empfiehlt, vor dem ersten echten Gespräch zu klären, ob Daten für das Training genutzt werden, welche Unterauftragnehmer beteiligt sind, an welchen Standorten verarbeitet wird und wie lange Audioaufnahmen und Abschriften gespeichert bleiben. Bei mir läuft die Logik bei Bedarf auf einem eigenen Server in Deutschland, und die Datenflüsse werden dokumentiert. Welche Daten wo liegen, klären wir vor dem Aufbau.
Das alles sind Hinweise ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Rechtsberatung ist nicht meine Aufgabe. Die Prüfung für deinen Betrieb gehört zu deinem Anwalt oder Datenschutzbeauftragten.
Eine pauschale Antwort gibt es dazu nicht, es hängt von Anbieter, Vertrag und Einrichtung ab. Das Gesetz schließt externe Dienstleister nicht aus, stellt aber Bedingungen. Kläre das mit deinem Datenschutzbeauftragten oder einem Medizinrechtler.
Nein. Laut der Kanzlei Weiß & Partner verarbeiten manche Systeme Sprache nur in Echtzeit. Eine Zusammenfassung des Anliegens reicht für die meisten Betriebe aus.
Verlass dich nicht allein darauf. Lege Stichworte fest, bei denen er sofort weiterleitet, und sage in der Begrüßung, dass bei Notfällen die 112 zuständig ist.
Das hängt davon ab, ob der Hersteller einen Zugang von außen anbietet. Welche Wege es gibt, steht im Artikel KI-Telefonassistent mit CRM verbinden. Für wiederkehrende Abläufe dahinter gibt es die Workflow-Automatisierung.
Bei mir kostet der Telefon-Bot 2.490 Euro einmalig plus Verbrauch. Die Marktpreise und ein Rechenbeispiel findest du im Artikel Was kostet ein KI-Telefonassistent?. Die Pakete stehen auf der Seite zum KI-Telefonassistenten.