Ein Reisebüro plant seine Transfers nicht mehr in Excel.
Flughafentransfers liefen über eine Tabelle, eine WhatsApp-Gruppe und viele Anrufe. Heute läuft alles in einem System: Disposition, Fahrer-App, Arbeitszeit, Belege und ein Protokoll, das sich nicht stillschweigend korrigieren lässt.
Der Betrieb fährt nach Flugplan.
Geplant wurde nach Tabelle.
Die Story · vom Tabellen-Blatt zum SystemDrei Kanäle, keine verbindliche Wahrheit.
Transferfahrten hängen an Flugzeiten: Abholung um 04:15 Uhr für einen Frankfurt-Flug, drei Fahrgäste aus drei Städten in einem Fahrzeug, die Rückfahrt zwei Wochen später. Geplant wurde das in einer Excel-Tabelle, verteilt über WhatsApp, korrigiert per Telefon. Jede Änderung musste jemand von Hand in alle drei Kanäle tragen. Der Fahrer suchte unterwegs im Chatverlauf nach der nächsten Adresse, Arbeitszeiten und Lohn wurden im Nachgang aus Notizen rekonstruiert, Belege lagen im Handschuhfach.
Erst die Regeln, dann der Tag, dann das Fahrzeug.
Zuerst das Rollenmodell: Wer darf Touren sehen, wer zuweisen, wer Preise ändern, wer das Protokoll lesen. Fünf Rollen, dahinter 23 einzelne Rechte in acht Bereichen. Danach die Disposition, weil dort die tägliche Arbeit passiert. Erst zum Schluss die Fahrer-App, und die als eigene mobile Ansicht statt als geschrumpfte Bürooberfläche: bedienbar mit einer Hand, im Dunkeln, während der Motor läuft.
Was zählt, muss später belegbar sein.
Wer im Fahrzeug Bargeld kassiert und Arbeitszeiten abrechnet, muss belegen können, was wann von wem geändert wurde. Eine Tabelle lässt sich lautlos korrigieren. Deshalb schreibt das System jeden Vorgang mit Zeitstempel, Nutzer sowie Vorher- und Nachher-Stand mit. Jeder Eintrag trägt den SHA-256-Hash seines Vorgängers und eine laufende Nummer, eine Prüffunktion läuft die Kette durch und meldet, sobald ein Eintrag nachträglich geändert oder entfernt wurde. Belege werden per Foto eingereicht und freigegeben, Bargeld läuft über ein Kassenbuch.
Eigener Server statt Lizenz pro Kopf.
Das System läuft als Container auf einem Server, der dem Reisebüro gehört. Fahrgastdaten liegen damit nicht bei einem Software-Anbieter, sondern in einer Datenbank des Betriebs, mit Zugriff nach Rolle. Kosten entstehen für den Server, nicht pro Mitarbeiter: Ein zusätzlicher Fahrer kostet keine Lizenz, und niemand kann den Preis nachträglich erhöhen.
- Vorher
- Excel · WhatsApp · Telefon
- Rollen
- 5, dahinter 23 Einzelrechte
- Taps pro Tour (3 Stops)
- 12 → 4-7
- Protokoll
- SHA-256-Kette, prüfbar
- Betrieb
- Eigener Server, keine Lizenz pro Kopf
- Status
- Live seit April 2026
Rollen, Rechte und Bedienschritte sind im fertigen System gezählt. Betriebswirtschaftliche Kennzahlen liegen nicht vor und werden deshalb nicht behauptet.
Kein Mockup.
Der laufende Betrieb.
Die Umsetzung · Screenshots aus dem SystemDie Woche auf einem Blatt, nicht in einer Zelle
Sieben Tagesstreifen, jede Tour als Karte mit Abholzeit, Zielflughafen und Fahrerkürzel. Der Fahrer wird direkt in der Karte zugewiesen, ohne Seitenwechsel. Wer lieber tabellarisch arbeitet, schaltet auf Listenansicht um, die Daten bleiben dieselben.
Screenshot aus dem System · Testdaten · 01/04
Drei Fahrgäste, ein Flug, eine Fahrt
Ein Fahrzeug holt mehrere Fahrgäste an mehreren Adressen für denselben Flug ab. Das System führt das als Sammelfahrt mit fester Reihenfolge, Preis je Stop und Gesamtpreis. Der Status läuft über vier Stufen von Geplant bis Erledigt, die komplette Route öffnet mit einem Klick in Google Maps, Hin- und Rückfahrt lassen sich als Paket verknüpfen.
Screenshot aus dem System · Testdaten · 02/04
Vom Tourstart bis zum Flughafen in wenigen Taps
Eigene mobile Ansicht mit dem Tagesplan, Stop-Karten mit Adresse, Flugnummer und Anruf-Button. Ein Start-Button setzt Tour und alle Stops gleichzeitig, am Ziel bestätigt ein Sammel-Button die Ankunft. Bei drei Stops sind das gezählte vier bis sieben Taps statt zwölf.
Screenshot aus dem System · Testdaten · 03/04
Ein Fahrer sieht seinen Plan, nicht die Umsätze
Fünf Rollen vom Fahrer bis zur Geschäftsführung, dahinter 23 einzelne Rechte in acht Bereichen. Standardrechte kommen aus der Rolle, Ausnahmen werden einzeln vergeben und bleiben als Ausnahme sichtbar. Dazu gehört die Freigabe, eine Zuweisung trotz Doppelvergabe oder Arbeitszeit-Warnung zu erzwingen, damit der Sonderfall dokumentiert wird statt umgangen.
Screenshot aus dem System · Testdaten · 04/04
Drei Dinge
früher angefasst.
Was ich heute anders machen würdeDen Monatsimport der Transferfahrten früher gebaut. Der Abgleich zwischen importierten und von Hand angelegten Touren war anfangs zu streng, Schreibweisen wie Groß- und Kleinschreibung oder ß gegen ss führten zu Beinah-Dubletten. Heute wird der Bestand vor jedem Import geprüft.
Die Rechteoberfläche gleich mit Erklärtexten gebaut. Eine Liste aus 23 Rechten ohne Beschreibung ist im Betrieb nicht bedienbar, egal wie sauber das Modell dahinter ist.
Die Datenbank-Sicherung vor jedem Schreibvorgang auf dem Livesystem sofort automatisiert, statt sie als Handgriff im Ablauf zu führen.
Seit dem Start ist das System um Ziele gewachsen, die keine Flughäfen sind, etwa Bahnhöfe und Anleger, dazu um Urlaubsplanung mit Jahreskontingent und einen persönlichen Kalender-Feed je Fahrer. Als Nächstes rücken die Stammdaten näher an die Disposition, damit Kunde, Fahrzeug und Preis beim Anlegen einer Tour nicht mehr in einem zweiten Bereich gesucht werden müssen.
